Wo müssen Basislizenzen dokumentiert werden?

Jede AG an der RPTU sollte alle gekauften und genutzten Lizenzen (egal für welche Software) in irgendeiner Form dokumentieren, damit im Falle eines Lizenz-Audits alle Informationen schnell greifbar sind. 

Ein zentrales Lizenzmanagement für die RPTU gibt es (noch) nicht. 
Ich habe zu den Cloud Diensten von MS 365 gewechselt und erhalte nun einen Fehler (AADSTS50020). Was kann ich tun?
Kann ich auf Teams mit privaten Office-Nutzern Daten austauschen?